MASYSで始める出願管理
MASYSは小さな管理システムですが大きく使えるシステムでもあります。
小さなシステムではありますが発明提案管理から出願、補償、年金、統計処理まで一通りの機能を有する優れものです。処理件数も使用環境にもよりますが100件から5万件(DBの理論上は10万件も可能)まで可能です。
大きなシステムとの違いはワークフローが明確なシステムとして組み込まれていない程度でむしろ大きなシステムは多機能を実現するために余分な情報を多く入力することを要求し、管理業務の効率を阻害する様子も見受けられます。
本来、出願管理システムでは“自社発明の権利取得と維持”を行うのが主業務ですので、各所(特許庁や弁理士、または社内研究開発部門等)の期限管理が最も基幹となると思われます。そこで、これからMASYSの導入をご検討頂くお客様には、自社の業務を見直すきっかけとして頂ければ幸いです。たとえばすべて特許事務所任せだった審査請求や年金納付を自社内でも行ってみるとか、補償(報償)制度を再検討してみるとか、いろいろあると思います。知財業務改革の一環としてMASYSで導入をご検討してみては如何でしょうか?
システムビルトでは特許管理知識を持つものがカスタマイズ要請を請け、的確かつを安価に作成させていただきます。(システムビルトは多くのカスタマイズ事例を持っています)

トータルシステム

今、特許業界ではトータルシステムが人気です。このトータルシステムは電子公報閲覧・SDI・出願管理等を一元管理出来る大きなシステムです。確かに一元管理出来れば便利かもしれませんが、本当に一元管理する必要があるのでしょうか?システムが大きくなるということは、初期投資費用も掛かりますし、ランニングコストも大きくなります。それに出願管理システムは、発明提案や補償金に関する個人情報等、社内の人にも秘密な部分が多く存在します。こういった情報は共有する必要が無い場合がほとんどですので、一元管理DBに入力管理する必要があるのでしょうか?
また、これから出願管理システムを導入しようとする場合、初期データを外部(たとえばPATOLIS)から購入したとしても社内情報(社内担当者、実施の有無、補償金の有無等たくさんあります)は自社内で用意して、データを整備する必要があります。ということは社内に出願管理データベースとして公開するまでには、自社内データ整備というハードルが存在する訳です。
そこでMASYSでは、“小さく生んで大きく育てる”システムを提案いたしております。これはシステムの段階的な導入をお薦めするということです。

 スタンドアロン---とりあえず一システム導入して、データ整備を行いましょう。データ整備にはそれなりの時間と手間が必要です。余裕を持ったスケジューリングが必要です。整備完了したら、審査請求・年金納付・補償金管理等、知的財産本来の管理をMASYSで行ってみましょう。
 部内クライアント---上記の段階をクリアしたら部内等で、複数利用を行ってみましょう!!
入力者を一人に限るのは、個人への依存度が高くなりすぎて大変危険です。部分的に入力者を分けたり、複数人がシステムに親しむように運用しましょう。入力はしないが、データを活用するのみという人もOKです。
 Web公開---部内で有効活用が出来るようになって初めて、Web公開&閲覧を考えましょう。
Webでしたらブラウザ利用ですので、ソフトの使用方法を学ぶ必要はありませんし、IPDLや一般的なサーチエンジンのように自社特許を検索利用することが出来ます。
もちろん、運用方法は会社の規模や予算等によって一概に言えませんが、段階的に導入すれば失敗することなく、出願管理のOA化を行うことが出来るのです。